Jak wyposażyć salę konferencyjną?

Większość dużych i średnich firm posiada sale konferencyjne, które powinny być wizytówką firmy. Tam najczęściej zaprasza się partnerów i klientów biznesowych. Pomieszczenie musi być reprezentatywne. Jeszcze nie tak dawno temu, aby spotkanie odbyło się w naszej sali wystarczyło, że znajduje się w niej stół i krzesła. Dzisiaj nieco trudniej zrobić wrażenie profesjonalizmu na klientach. Nasuwa się pytanie – co powinno znajdować się w sali konferencyjnej?

 

1.NAGŁOŚNIENIE

Sala konferencyjna jest miejscem spotkań zarządu, wykładów, wystąpień prelegentów lub negocjacji biznesowych. Większość z tych celów nie mogłaby być spełniona, gdyby nie dobre nagłośnienie w pomieszczeniu. Wiele firm profesjonalnie zajmuje się dźwiękiem: nagłośnienie jest tak montowane, aby mowa była jak najwyraźniej słyszalna. Sale konferencyjne można zaopatrzyć w nagłośnienie ogólne (zestawy kolumnowe umieszczone na ścianach lub głośniki sufitowe) oraz nagłośnienie indywidualne (dla każdego z uczestników). Wybór nagłośnienia najlepiej powierzyć specjaliście.

 

2.TŁUMACZENIA

Wiele firm współpracuje z partnerami z zagranicy, a kolejne mają aspiracje wejścia na rynek międzynarodowy. Nawet, jeśli nie decyzja jeszcze nie zapadła, można domyślać się, że przyszłość każdej firmy zahacza nieco o rynek zagraniczny. W związku z tym, warto wyposażyć salę konferencyjną w system tłumaczeń symultanicznych. Jest to niesamowite udogodnienie podczas przyjazdów i delegacji przedstawicieli zagranicznych firm i uniwersytetów. System tłumaczeń pozwala na rozszerzenie funkcji konferencji i przeprowadzenie dyskusji w wielu językach. Zapewnia to słuchaczom możliwość dyskusji bez względu na znajomość języka obcego.

 

3.PODSTAWOWE SPRZĘTY

Każdy się zgodzi z tym, że podstawowymi elementami Sali konferencyjnej są:

  • Projektor z ekranem (ważnym jest, aby układ projektor-ekran był zamontowany poza zasięgiem osób trzecich oraz, aby projektor był w wersji instalacyjnej, co gwarantuje nam niezawodność pracy przez dłuższy okres czasu)
  • Głośniki i mikrofon
  • Tablice interaktywne
  • Wizualizery
  • Szybkie łącze internetowe oraz system telekonferencyjny (niesamowicie przydatne, gdy jeden z przedstawicieli nie był w stanie dotrzeć na konferencję. W takim wypadku można użyć programu, aby połączyć się z nim przez Internet)

W dzisiejszych czasach profesjonalnie przygotowana sala konferencyjna pod indywidualne potrzeby firmy to klucz do sukcesu konferencji. Warto zainteresować się tym tematem osobiście, aranżując salę konferencyjną w budynku własnej firmy lub wynajmować salę od profesjonalnej agencji.